Het 5S model biedt een krachtige en eenvoudig te begrijpen methode om de prestaties van magazijnen te verbeteren. Deze van oorsprong Japanse filosofie wordt inmiddels wereldwijd toegepast om magazijnen en andere werkplekken leaner te maken, en daarmee de efficiëntie, duurzaamheid, veiligheid en productiviteit te vergroten. Ook uw organisatie kan veel baat hebben van het implementeren van 5S. In dit artikel leggen we uit wat het 5S model inhoudt en hoe het bijdraagt aan optimale operationele prestaties van magazijnen.
Voordelen van het implementeren van 5S in uw magazijn
Maximale waarde creëren en zo min mogelijk verspillen: daar draait het om bij lean warehouse management. Daarvoor is meer nodig dan alleen een magazijn dat er strak uitziet. Denk aan efficiënte processen, effectieve interne communicatie en doelgerichte personeelstrainingen. Maar hoe weet u nu als manager of uw magazijn optimaal en lean functioneert? En de logische vervolgvraag: wat kunt u doen om de prestaties te verbeteren? Het 5S model biedt inzicht in deze vraagstukken. De vijf principes maken problemen en knelpunten zichtbaar en stellen u als manager of eigenaar in staat uw magazijn in topconditie te brengen, en zo te houden.
Het implementeren van 5S in uw magazijn brengt onder meer de volgende voordelen met zich mee:
- Het houdt uw magazijn netjes en schoon
- De productiviteit gaat omhoog
- Operationele kosten gaan omlaag
- De kwaliteit van het werk verbetert
- Een veiligere werkvloer
- Minder verspilling en meer duurzaamheid
- Verbetert de motivatie van uw personeel
Wat is het 5S model?
Het 5S model bestaat uit vijf stappen (of principes) die samen leiden tot een opgeruimd en goed georganiseerd magazijn. De ‘S’ refereert naar de eerste letter van de Japanse term die iedere stap aanduidt. De Japanse termen en hun Nederlandse vertalingen zijn als volgt:
- Seiri - Scheiden
- Seiton - Schikken
- Seiso - Schoonmaken
- Seiketsu - Standaardiseren
- Shitsuke – Standhouden
1. Seiri – Scheiden
De eerste fase bij 5S heet Seiri, wat we vertalen als scheiden. Dit wil zeggen dat u alles wat zich in het magazijn bevindt eens goed tegen het licht houdt. Is het overbodig? Dan zit het alleen maar in de weg en kan het weggegooid (of gedoneerd of verkocht) worden. Op die manier ontstaat ruimte en wordt de werkplaats overzichtelijker, praktischer en veiliger. Bijkomend voordeel is dat het u dwingt om stil te staan bij hoe gereedschap, machines en andere objecten worden gebruikt in de dagelijkse praktijk. In deze fase scheidt u dus het nodige van het overbodige. Van een aantal objecten zal het niet direct duidelijk zijn in welke categorie het hoort. Hiervoor kunt u een derde categorie aanmaken, van dingen waar nog even goed over moet worden nagedacht.
2. Seiton – Schikken
In de tweede fase, Seiton, draait het om alles een plek te geven. In het Nederlands noemen we deze stap schikken of systematiseren. Heftrucks, voorraad, gereedschap: voor alles is een beste plek (op het juiste moment). Ook draait Seiton om labelen en markeren: maak het voor iedereen duidelijk wat de indeling is. Deze stap is voor de meeste bedrijven de grootste uitdaging van 5S, omdat de optimale indeling afhankelijk is van de ruimte en de processen die zich in een magazijn afspelen. Belangrijk vragen hierbij zijn welke objecten het vaakst gebruikt worden, op welke momenten alles gebruikt wordt en hoe de in- en uitstroom van onder meer mensen en voorraad eruitziet.
3. Seiso – Schoonmaken
Seiso is een onmisbaar onderdeel van veilig werken en vertalen we doorgaans als schoonmaken. Maar het is meer dan dat. Seiso is eigenlijk de kers op de taart bij het optimaliseren van uw magazijn. Naast alles netjes en schoon houden draait seiso om goed onderhoud en het in een vroeg stadium herkennen van problemen, om deze vervolgens op te lossen. Denk hierbij ook aan het steeds weer opnieuw evalueren van de interne organisatie en het herschikken van materialen en gereedschappen wanneer dat nodig is.
4. Seiketsu – Standaardiseren
Wanneer alles netjes, schoon en op orde is, moeten er procedures en protocollen komen die ervoor zorgen dat dit ook zo blijft. Communicatie en regelmatige trainingen zijn hierbij erg belangrijk. Iedereen die in het magazijn werkt dient op de hoogte te zijn van de regels, methodes en de plekken waar alles hoort. Naast het geven van trainingen werkinstructies kunt u uw medewerkers hierbij helpen door duidelijke borden en posters op te hangen, waarin processen zowel met tekst als visueel beschreven worden. Of denk aan vakken op de grond voor heftrucks. Op die manier blijft iedereen samenwerken aan een optimaal functionerend, veilig en duurzaam magazijn.
5. Shitsuke – Standhouden
Zoals inmiddels duidelijk mag zijn is 5S geen eenmalige exercitie, maar een doorlopend proces voor het optimaliseren van de werkomgeving. Vandaar ook deze laatste stap: shitsuke, ofwel standhouden. Het gebeurt helaas vaak dat organisaties voortvarend van start gaan met het 5S model, maar langzaam maar zeker toch weer terugvallen in oude, inefficiënte patronen. Om dit te voorkomen is het van belang om te blijven streven naar optimalisatie en processen in te bouwen die dit streven ondersteunen. Denk aan het regelmatig controleren of iedereen zich nog wel aan de procedures houdt en het regelmatig evalueren van processen. Ook betekent standhouden dat u meegaat met de tijd en innovaties aangrijpt om uw magazijn nog verder te perfectioneren.
